Autor: Thomas B. Schönmetz  •

Immer diese Meetings

Warum sollte man bei einem Meeting „sitzen“? Warum Kekse und Getränke zu einer Besprechung? Warum dauern Meetings teilweise so unendlich lange? Warum sitzen so viele Menschen am Tisch, obwohl es doch nur einige wenige betrifft?

Viele Fragen – viel Verwunderung.

Be-Sprechen im Stehen

Haben sie schon mal darüber nachgedacht wie ein Meeting im Stehen sein könnte? Falls sie es noch nicht erlebt haben, sollten sie es mal ausprobieren, bzw. einige Male ausprobieren – um wirklich gute Vergleiche zu haben. Animieren sie ihre Vorgesetzten oder vielleicht können sie es selbst auf den Weg bringen.

Meetings – Spielwiese für Achtsamkeit

Es geht um Achtsamkeit bei der Arbeit, es geht um das Abschalten des Autopiloten, um das bewusste Wahrnehmen von definierten Dingen, um das bewusste Steuern der eigenen Gedanken, um achtsame Sinneswahrnehmung, um die Konzentration auf eine aktuelle Thematik, um das bewusste und konzentrierte hinarbeiten auf Lösungen.

Gehen sie mit mir in Gedanken doch mal ein paar Schritte mit.

Meeting-Alarm

Aus meinen vielen Berufsjahren heraus erinnere ich mich an unzählige Besprechungen, die unterm Strich Eigenschaften hatten, wie:

  • ermüdendes, langes Sitzen
  • keine Bewegungsmöglichkeit
  • zu viele Teilnehmer am Tisch
  • schlechte, verbrauchte Luft
  • das Fehlen wichtiger Personen
  • keine verantwortliche Person, die stringent durch die Besprechung führte
  • aus dem Ruder laufende Diskussionen
  • wenig zielführende Vereinbarungen getroffen (wer macht was bis wann)
  • wenig zielführender Input, da die Teilnehmer keine klare Agenda hatten
  • auf ein nachvollziehbares Protokoll wurde verzichtet
  • schlechter Kaffee, ungesunde Getränke
  • und so weiter …

Steh“bar“ – mach“bar“

Es gibt in der Tat einige wenige Unternehmen, die ihre Besprechungs-Kultur schon gravierend geändert haben. Zum einen haben sie die Anzahl der Meetings verringert und zum zweiten werden der größte Teil der Besprechungen im Stehen durchgeführt. Warum haben diese Firmen das getan?

Brutale Potentiale

Lassen sie sich einladen zu einem kleinen Zahlenspiel – dann wird es deutlich: das Jahr nehmen wir mit 220 Arbeitstagen. An 110 Tagen findet eine Besprechung statt mit der Dauer von 60 Minuten. An diesen Besprechungen nehmen jeweils rund 6 Mitarbeiter teil.

Das wären dann: 110 x 6 x 60 = 39.600 Minuten – sprich: 6 Personen verbringen mehr als 80 Arbeitstage (den Arbeitstag mit 8h angesetzt) mit „besprechen“. Gewaltig – oder?

Und jetzt stellen sie sich einfach mal vor … wie es wäre, wenn es in der halben Zeit ginge und evt. mit 4 Teilnehmern statt 6: 110 x 4 x 30 = 27,5 Tage. Beeindruckend – finden sie nicht?

Sie werden sich vielleicht auch fragen, ob eine Besprechung im Stehen möglich ist. Vielleicht beschleicht sie anfangs ein komisches Gefühl, wenn sie daran denken.

Achtsamer, effizienter, gesünder = ergebnisreicher!

Stehen hat eine komplett andere Qualität als Sitzen. Man ist durch das Stehen alleine schon disziplinierter (sich selbst gegenüber), man ist wacher, konzentrierter, man ist mehr beim Thema, mehr beim Problem welches es zu lösen gilt. Man wird weniger lethargisch wie im Sitzen, man kann sich besser bewegen, artikulieren, gestikulieren … man ist dynamischer dabei. Man ist achtsamer im Hinblick auf die jeweiligen Inhalte! Letztendlich darf man es sicher auch „effizienter“ nennen.

Und es ist unter gesundheitlichen Aspekten eine willkommene Abwechslung zu sitzenden Tätigkeiten.

In einem großen Projekt, welches ich über Jahre begleitete, liefen anfänglich pro Woche 3 morgentliche Besprechungen mit jeweils 90 Minuten, als ich in das Projekt eintrat. Nach wenigen Monaten hatten wir nur noch 1 Besprechung pro Woche im Sitzen, welche einzeln kaum 40 Minuten dauerte und 1 Drittel weniger Teilnehmer am Tisch. Alle weiteren Besprechungen hielten wir im Stehen in einem der Projektbüros ab. Dies geschah zweimal pro Woche zu je 15 Minuten.

Und übrigens … sie sparen sich (je nach Unternehmensgröße) teures Mobiliar und sie schonen Raum-Ressourcen. Nehmen sie praktische Stehtische … das reicht für ein Meeting im Stehen völlig aus. Machen sie vorab ganz klar, warum dieses Meeting stattfindet. Qualifizieren sie die Inhalte exakt und die nötigen Teilnehmer … die wirklich nötigen Teilnehmer!

Achtung: Faszinationsfalle

Eines ist bei dieser Sache auch wichtig: bitte nicht vom einen Extrem ins andere fallen (bisher Sitzen – ab sofort nur noch Stehen)

Nun wünsche ich viel Freude beim Nachdenken und … Ausprobieren … Umsetzen … Tun.

Thomas Schönmetz