Autorin: Jennifer Wassermann • Dauer: 6 Minuten • 


Achtsame E-Mail-Kommunikation. Warum es uns guttut auch hier auf aufmerksame, achtsame Weise zu kommunizieren:

Emails sind das am häufigsten genutzten Kommunikationsmittel für den Informationsaustausch. Und auch das schnellste. Rund 280 Milliarden Mails werden derzeit täglich verschickt, der Großteil davon fällt in die innerbetriebliche Verständigung.

Mittlerweile bleiben aber die Manieren immer mehr auf der Strecke. Die sogenannte Email incivility, also rüde Mails sind ein Phänomen, das laut einer Studie der National University of Singapore rund 90% der Mitarbeiter kennen. Auch schon vor Corona wurde das Mail häufig als bequemes Mittel genutzt. Schnell werden Aufgaben verteilt, Ziele konkretisiert oder Beziehungen aufgebaut. Man spart sich den Weg ins Büro nebenan, man muss nicht zum Telefon greifen. Dabei ist es einfach oft Zeitmangel und Nachlässigkeit, dass Mails unfreundlich oder grob geschrieben werden.

Kein Ersatz für das persönliche Gespräch

Erhalte ich ein Mail so fehlt das direkte Feedback. Da normalerweise der Großteil unserer Kommunikation über nonverbale Wege, nämlich Körpersprache, Ton und Stimme abläuft, können wir eine kurze unpersönliche Textnachricht oft nicht richtig entziffern. Frei nach dem Kommunikationsquadrat von Friedemann Schulz von Thun: Die Botschaft wird vom Empfänger oft anders verstanden, als der Sender sie gemeint hat. Achtsame E-Mail-Kommunikation

Freundlich & klar

Zum Beispiel könnte ein Kollege mit Großbuchstaben Enthusiasmus ausdrücken wollen, der Empfänger versteht es aber als anschreien. Durch das Fehlen des unmittelbaren Feedbacks können Missverständnisse nicht schnell ausgeräumt werden, sondern können der Start zu einem sich aufbauenden Konflikt werden. Sie tun sich etwas Gutes, freundlich und klar zu kommunizieren, statt schnell und effizient.

Mails als Machtwerkzeug

Gerade diese Missverständlichkeit von Mails kann ausgenutzt werden, um unterschwellige Botschaften zu übermitteln, ohne sich angreifbar zu machen. Wie spreche ich den Adressaten an, wie lange ist das Mail, wie lautet die Verabschiedung? Fehlen zB. Beispiel eine höfliche Anrede, ganze Sätze oder eine Grußformel, so kann dies durchaus bedeuten: Du bist es nicht wert, dass ich mir die Zeit nehme für dich eine ordentliche Nachricht zu schreiben. Umgekehrt haben Studien gezeigt, dass Mails an Lieblingsmitarbeiter besonders lang ausfallen. Achtsame E-Mail-Kommunikation

Netiquette am Arbeitsplatz?

Einige Unternehmen haben begonnen einen Verhaltenskodex für Mails zu empfehlen. Zum Beispiel: Höflich schreiben, lesbar bleiben, Rechtschreibung beachten. Ich fand es sehr traurig das zu lesen. Es handelt sich meiner Meinung nach um normale Umgangsformen, die man jedem gegenüber wahren sollte, egal wie man zu ihm/ihr steht.

Für mich ist Achtsamkeit in der Mailkommunikation Wertschätzung und Anstand: Wie möchte ich mit anderen umgehen und wie möchte ich selbst behandelt werden?

Was ändert Corona an der Situation?

Durch das Homeoffice verschärft sich die Lage in zweifacher Hinsicht. Einerseits sehe ich die Kollegen seltener und Irritationen werden noch weniger angesprochen. Andererseits ist die Arbeitssituation bei vielen durch das Arbeiten zu Hause zB. neben schulpflichtigen Kindern stressiger geworden. Viele sind leichter genervt durch Mails, bzw. lesen schneller Botschaften in Mails hinein als gemeint war. Achtsame E-Mail-Kommunikation

Emoticons erlaubt?

Mittlerweile hat sich durchgesetzt, dass durchaus auch Emoticons bei beruflichen Mails willkommen sind, um fehlende Gestik und Mimik oder auch zum Beispiel Ironie auszudrücken. Eine Untersuchung an der Frankfurter Schule für angewandte Wissenschaften hat wohl bewiesen, dass kritische Mails von Vorgesetzten an ihre Mitarbeiter besser ankommen, wenn sie mit einem Smily versehen sind. Die Kritik soll hängenbleiben aber die Person soll sich nicht in Frage gestellt fühlen. Achtsame E-Mail-Kommunikation

Auch hier bin ich der Ansicht, dass es wohl besser wäre sich Zeit für das Schreiben an den anderen zu nehmen, statt husch-husch zu tippen und dann ein freundliches Emoticon dazu.

Wie drücke ich meine Achtsamkeit und Höflichkeit in der Mailkommunikation nun aus?

  • Zeit nehmen
  • richtige Anrede und Grußformel
  • auf Schreibfehler achten, nochmals durchlesen
  • klare Betreffzeile
  • KISS: Keep it short and simple
  • höflich schreiben

Eigentlich ganz einfach oder?

Ihre Jennifer Wassermann